Bij een conflict over re-integratie, loon of ontslag draait alles om bewijs. Wat niet op papier staat, is niet gebeurd. Een goed opgebouwd dossier is het verschil tussen uw woord tegen dat van uw werkgever — en een onderbouwde positie bij het UWV of de rechter.
Tijdens ziekte lopen er meerdere juridische trajecten tegelijk: loondoorbetaling (art. 7:629 BW), re-integratieverplichtingen (art. 7:660a BW), het Poortwachterproces en mogelijk een WIA-aanvraag. Bij elk van die trajecten beoordeelt het UWV of de rechter uw situatie op basis van documenten.
Uw werkgever bouwt een dossier op. Dat is zijn goed recht. Maar als u zelf niets vastlegt, bepaalt uw werkgever het verhaal. Een gespreksverslag dat u niet hebt gecorrigeerd, wordt na verloop van tijd behandeld alsof u het ermee eens was. Een mondelinge afspraak die niet is bevestigd, bestaat juridisch nauwelijks.
Dossieropbouw is geen administratieve klus. Het is uw belangrijkste bescherming tegen onterechte loonmaatregelen, gebrekkige re-integratie en onrechtmatig ontslag.
"Mijn werkgever zegt dat ik niet heb meegewerkt, maar ik heb steeds gereageerd — alleen niet schriftelijk."
"Er is een gespreksverslag rondgestuurd dat niet klopt, maar ik heb niet gereageerd. Nu wordt het als feit behandeld."
"Ik heb geen idee welke documenten ik nodig heb als het UWV mijn dossier beoordeelt."
"Mijn werkgever beweert dat we iets hebben afgesproken, maar ik kan het niet terugvinden."
"Ik wil mijn dossier opvragen maar mijn werkgever reageert niet."
"Het re-integratietraject loopt al een jaar en ik heb niets gestructureerd bijgehouden."
Maak een chronologisch overzicht van alle belangrijke momenten: ziekmelding, bedrijfsartsbezoeken, plan van aanpak, evaluaties, waarschuwingen, loonmaatregelen. Datums en feiten, geen meningen. Dit is het geraamte van uw dossier en het eerste wat een jurist, rechter of UWV-beoordelaar bekijkt.
Bevestig elk belangrijk gesprek binnen 24 uur per e-mail. Kort en feitelijk: "Ter bevestiging van ons gesprek van vandaag: we hebben afgesproken dat..." Als de ander niet reageert, geldt uw versie als uitgangspunt. Als de ander het anders ziet, heeft u in ieder geval een vastgelegd moment.
Het UWV en de rechter beoordelen of u als werknemer voldoende heeft meegewerkt aan re-integratie. Dat kunt u alleen aantonen met bewijs: e-mails waarin u beschikbaarheid bevestigt, reacties op het plan van aanpak, verslagen van bedrijfsartsbezoeken. Lees ook uw verplichtingen als werknemer bij ziekte.
Uw werkgever mag geen medische details in het HR-dossier opnemen. Medische informatie hoort bij de bedrijfsarts of arbodienst. Als uw werkgever medische gegevens in het personeelsdossier bewaart, is dat een AVG-schending. Houd ook in uw eigen dossier het onderscheid: functionele mogelijkheden apart van diagnose-informatie.
Werkgever: plan van aanpak, evaluatieverslagen, instructies, waarschuwingen en sanctiebrieven. Dit vormt de basis van het re-integratieverslag (RIV) dat het UWV na 104 weken toetst.
Bedrijfsarts/arbodienst: medische gegevens, functionele mogelijkheden, probleemanalyse en bijstellingsadviezen. Uw werkgever krijgt hiervan alleen de conclusie over inzetbaarheid, niet uw diagnose.
U als werknemer: uw eigen tijdlijn, schriftelijke bevestigingen, ontvangen stukken, bewijs van medewerking. Dit is uw parallel dossier — het bewijs dat u kunt overleggen als uw werkgever iets anders beweert.
Inzagerecht: u heeft recht op inzage in uw personeelsdossier (AVG art. 15). Vraag dit schriftelijk op. Als er onjuistheden in staan, kunt u correctie of verwijdering vragen. Doe dit snel — hoe langer onjuiste informatie in het dossier staat, hoe moeilijker het wordt om het te corrigeren.
UWV: beoordeelt na 104 weken het RIV op volledigheid en inspanningen. Een onvolledig of tegenstrijdig dossier kan leiden tot een loonsanctie voor de werkgever — maar ook een werknemer die niet kan aantonen dat hij heeft meegewerkt, loopt risico.
Bewaartermijnen: bewaar uw dossier minimaal tot de WIA-beoordeling is afgerond en eventuele bezwaartermijnen zijn verstreken. Bij een lopend conflict: bewaar alles tot het geschil definitief is beslecht.
Na 104 weken ziekte beoordeelt het UWV het re-integratieverslag (RIV). Dit verslag bevat het plan van aanpak, alle evaluaties, de probleemanalyse van de bedrijfsarts en de inspanningen van beide partijen. Op basis hiervan oordeelt het UWV of er voldoende is gedaan.
Is het dossier onvolledig of inconsistent? Dan kan het UWV een loonsanctie opleggen aan de werkgever: tot 52 weken extra loondoorbetaling. Maar ook als werknemer loopt u risico: als u niet kunt aantonen dat u heeft meegewerkt, kan dat gevolgen hebben voor uw WIA-beoordeling.
Begin daarom niet pas in week 88 met uw dossier op orde brengen. Hoe eerder u begint, hoe sterker uw positie. Bij een vastlopende re-integratie is een compleet dossier uw beste bescherming.
Uw werkgever bouwt een dossier op richting waarschuwingen of loonmaatregelen.
Er is een conflict over passend werk of medewerking en u wilt uw dossier versterken.
Beëindiging of een VSO komt in beeld en u wilt uw onderhandelingspositie onderbouwen.
U nadert de 104 weken en wilt uw RIV-dossier laten controleren vóór de UWV-beoordeling.
Een deskundigenoordeel is aangevraagd en u wilt uw dossier optimaal voorbereiden.
U vermoedt dat uw werkgever het dossier selectief opbouwt om een bepaald resultaat te bereiken.
Direct bij de ziekmelding. Hoe eerder u begint, hoe completer uw dossier als er later een conflict ontstaat. Wacht niet tot er problemen zijn — dan is het vaak te laat om cruciale momenten te reconstrueren.
Niet alles. Bewaar alles met juridisch gewicht: afspraken, waarschuwingen, plan van aanpak, evaluaties, reacties op verzoeken en besluiten over loon of re-integratie. Een vriendelijk "bedankt voor uw bericht" hoeft niet, maar de afspraak die erin staat wel.
Reageer direct — liefst binnen een paar dagen. Stuur een e-mail met uw versie van wat er is besproken. Als u niet reageert, wordt het verslag na verloop van tijd behandeld alsof u akkoord bent. Hoe langer u wacht, hoe moeilijker het wordt om het te corrigeren.
Ja. Op grond van de AVG (art. 15) heeft u recht op inzage in uw personeelsdossier. Vraag dit schriftelijk aan bij uw werkgever. Hij moet binnen een maand reageren. Als er onjuistheden in staan, kunt u correctie vragen (art. 16 AVG).
Bij een loonconflict moet de werkgever bewijzen dat er een geldige grond is voor een loonmaatregel (art. 7:629 BW). Maar als werknemer moet u kunnen aantonen dat u heeft meegewerkt aan re-integratie. Die bewijslast is wederkerig. Zonder dossier staat u met lege handen — ook als u in de praktijk alles goed heeft gedaan.
Gespreksverslagen die door de werkgever zijn opgesteld en niet door u zijn gecorrigeerd, worden door rechters vaak als vaststaand beschouwd. Dat geldt ook voor verslagen die niet helemaal juist zijn. Reageer daarom altijd snel en schriftelijk als een verslag niet klopt. Uw correctie hoeft niet uitgebreid te zijn — een korte e-mail met uw versie volstaat.
Als uw werkgever aanstuurt op ontslag — via een VSO, de kantonrechter of het UWV — wordt hetzelfde ziektedossier een ontslagdossier. De kwaliteit van uw vastlegging bepaalt dan uw onderhandelingspositie en uw proceskansen. Een werknemer met een compleet, chronologisch dossier staat aantoonbaar sterker dan een werknemer die alles uit het hoofd moet reconstrueren.
Uw werkgever mag niet weten wat uw diagnose is. Hij mag alleen weten wat uw functionele mogelijkheden zijn: wat kunt u wel, wat kunt u niet, hoeveel uur kunt u werken? Als uw werkgever medische informatie in het personeelsdossier bewaart of medische details vraagt, is dat in strijd met de AVG en de Arbeidsomstandighedenwet. Leg dit vast en meld het zo nodig bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
MediRights ondersteunt werknemers met concrete arbeidsrechtelijke dossiers rond ziekte, werk en re-integratie.
Plan uw intake